Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som adresse, alder, civilstand, CPR-nummer, CV, e-mail, fotos, fraværsopgørelse ifm. barselsorlov, uddannelsesorlov m.m., fødselsdato, HR-dokumenter, karakterer og lignende vurderinger, køn, lønninger, nationalitet, navn, personlige interesser, personlighedstest, pårørende, sprogpræferencer, stillingsbetegnelse, svendeprøve, telefonnummer, testbesvarelse, uddannelsesmæssige oplysninger, væsentlige sociale problemer og i nogle tilfælde information om strafbare forhold.

Følsomme personoplysninger som helbredsoplysninger, oplysninger fra straffeattest/børneattest, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, race eller etnisk oprindelse og seksuelle forhold eller seksuelle orientering i de tilfælde, hvor den registrerede selv har oplyst dette under rekrutteringsprocessen.

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1

Opbevaringsperiode

Indeværende år +5 år efter fratrædelse, jf. bogføringsloven. Tilgang til Lønarkiv (SLS): 20 år.

Ansatte som er født d. 1. i måneden samt ledere gemmes for evigt til arkiv.

Det bemærkes, at medarbejderes adgange til systemer slettes umiddelbart efter fratrædelse.

Hvor stammer data fra

Alle personoplysninger stammer fra den registrerede selv i forbindelse med ansættelsen eller indhentes fra CPR-registret.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som adresse, alder, brugernavn, CPR-nummer, e-mail, ferieopgørelser, fraværsopgørelse ifm. barselsorlov, uddannelsesorlov m.m., fødselsdato, initialer/loginnavn, køn, lønninger, navn, rejseoplysninger, skatteoplysninger, stillingsbetegnelse og uddannelsesmæssige oplysninger.

Følsomme oplysninger som helbredsoplysninger.

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b, jf. databeskyttelseslovens § 7, stk. 2 og § 12.
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1

Opbevaringsperiode

Indeværende år +5 år efter fratrædelse, jf. bogføringsloven.

Hvor stammer data fra

Størstedelen af personoplysningerne stammer fra den registrerede selv i forbindelse med ansættelsen, med undtagelse af lønninger, som er internt genereret.

Dertil indhentes skatteoplysninger fra SKAT.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som navn, CPR-nummer og fraværstype.

Følsomme personoplysninger som helbredsoplysninger i de tilfælde, hvor medarbejdere registrerer dette i fritekst eller dette indhentes gennem forskellige erklæringer fra sundhedssektoren eller andre offentlige myndigheder.

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b
Databeskyttelsesforordningens § 11, stk. 1

Opbevaringsperiode

Indeværende år +5 år efter fratrædelse, jf. bogføringsloven.

Hvor stammer data fra

Alle personoplysningerne indhentes fra den registrerede selv i forbindelse med registrering af fravær. I enkelte tilfælde kan oplysninger om den registreredes anvisning indhentes fra læge og/eller sygehus samt offentlige myndigheder.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som adresse, alder, civilstand, CV, e-mail, fotos, fraværsopgørelse ifm. barselsorlov, uddannelsesorlov osv., fødselsdato, CPR-nummer, HR-filer, initialer, karakterer og lignende vurderinger, køn, lønninger, nationalitet, navn, personlige interesser, uddannelsesmæssige oplysninger og oplysninger, der ellers måtte være relevante herfor.

Følsomme personoplysninger som helbredsoplysninger og oplysninger, der ellers måtte være relevant herfor.

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1

Opbevaringsperiode

Når oplysningerne ikke længere er nødvendige at opbevare, dog senest indeværende år +5 år efter fratrædelse, jf. bogføringsloven.

Hvor stammer data fra

Alle personoplysninger indhentes fra den registrerede selv.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger som e-mail, fødselsdato, lønninger, navn, stillingsbetegnelse og timeopgørelse samt øvrige oplysninger, som den registrerede selv måtte angive. 

Følsomme personoplysninger i de tilfælde, hvor medarbejdere registrerer dette i fritekst.

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b
• Databeskyttelseslovens § 12, stk. 1

Opbevaringsperiode

Opbevares så længe de er nødvendige. MUS skemaer slettes 6 måneder efter fratrædelse. Hvis medarbejder skifter leder i forbindelse med organisationsændringer, slettes MUS skemaer således, at de ikke videregives til den nye leder. 

Hvor stammer data fra

Alle personoplysninger indhentes fra den registrerede selv i forbindelse med samtalen med nærmeste leder.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger som fratrædelsesdato, fratrædelsesårsag og evt. fratrædelsesaftale. 

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b

Indeværende år + 5 år efter fratrædelse, jf. bogføringsloven.

Hvor stammer data fra

Personoplysningerne stammer fra den registrerede selv eller er intert genereret.

Kategorier af personoplysninger

Af sikkerhedsmæssige hensyn i forbindelse med kriminalitet vurderes det, at det ikke kan oplyses hvilke data, der logges. Dette vurderes på baggrund af, at en fremlæggelse heraf kan gøre it-sikkerheden sårbar. Der sker kun logning af arbejdsrelaterede områder.

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e

Opbevaringsperiode

90 dage efter fratrædelse.

Hvor stammer data fra

Oplysningerne indhentes fra skolens driftscenter; IT Center Nord.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som navn, alder, fødselsdato, køn, adresse, CPR-nummer, stillingsbetegnelse, uddannelsesmæssige oplysninger, lønninger og fraværsopgørelse ifm. barselsorlov, uddannelsesorlov m.m.  Personoplysninger på pårørende ved plejeorlov.

Følsomme personlysninger som helbredsoplysninger.

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e

Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b

Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1

Opbevaringsperiode

Indeværende år +5 år efter refusionens afslutning, jf. bogføringsloven.

Hvor stammer data fra

Personoplysningerne stammer fra den registrerede selv og fra offentlige myndigheder.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som navn og CPR-nummer.

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1

Opbevaringsperiode

Indeværende år + 5 år efter udbetaling af udlæg, jf. bogføringsloven.

Hvor stammer data fra

Stamdata indsamles i forbindelse med din ansættelse.

Yderligere personoplysninger stammer fra den registrerede selv i forbindelse med registrering af udlæg.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger som navn og initialer.

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b

Opbevaringsperiode

Indtil fratrædelse.

Hvor stammer data fra

Personoplysningerne kommer fra HR-medarbejder via Innomate HR (personalearkiv-systemet)

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger som navn, e-mail, stillingsbetegnelse, IP-adresse og testresultat.

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c

Opbevaringsperiode

Op til 3 måneder efter medarbejderens fratrædelse.

Hvor stammer data fra

Stamdata indsamles i forbindelse med din ansættelse.
Yderligere personoplysninger er internt generet på skolen og ved udførelse af GDPR-kurser.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som  CPR-nummer, e-mail, navn, stillingsbetegnelse og telefonnummer.

Følsomme personoplysninger som helbredsoplysninger.

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c
Datebeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b
Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1

Opbevaringsperiode

5 år efter skadens indtræden; dog 30 år efter skadens indtræden, hvis der er risiko for, at skaden viser sig og/eller udvikler sig på et senere tidspunkt. 

Hvor stammer data fra

Alle personoplysninger indhentes direkte fra den registrerede selv i forbindelse med anmeldelsen.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger som e-mail, fotos, navn, stillingsbetegnelse og telefonnummer.

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a
Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e – Gælder for direktionen og øvrige medarbejdere, hvor det er væsentligt at kunne genkende vedkommende.

Opbevaringsperiode

1 måned efter fratrædelse. Samtykke slettes senest 1 måned efter fratrædelse.

Hvor stammer data fra

Foto er intern genereret.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som navn, e-mail, stillingsbetegnelse, uddannelsesbaggrund og CPR-nummer.

Det bemærkes, at der for nogle efteruddannelser er krav om flere personoplysninger.

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b
Databeskyttelsesforordningens art. 11, stk. 1

Opbevaringsperiode

Indeværende år +5 år efter fratrædelse, jf. bogføringsloven.

Hvor stammer data fra

Personoplysningerne stammer fra den registrerede selv eller dennes nærmeste leder/skole.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger som e-mail, navn, login, stillingsbetegnelse, afdeling, tidsregistrering/ timeopgørelse samt øvrige oplysninger, som den registrerede selv måtte angive. 

Følsomme personoplysninger i de tilfælde, hvor medarbejdere registrerer dette i fritekst.

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b
• Databeskyttelseslovens § 12, stk. 1

Opbevaringsperiode

Almindelige oplysninger opbevares indeværende år + 5 år efter fratrædelse jf. bogføringsloven. Tidsregistreringer og diverse registreringer i arbejdstidsmodulet opbevares indeværende år + 5 år efter registrering.

Hvor stammer data fra

Alle personoplysninger stammer fra den registrerede selv fra egne registreringer eller fra et forudregistreret tidsmønster.

Dine personoplysninger opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere dig i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e. 

Kategorier af personoplysninger
Almindelige personoplysninger som fotos, hold eller klasse, navn, uddannelsesmæssige oplysninger og stillingsbetegnelse/funktion. Følsomme personoplysninger i de tilfælde, hvor det måtte være relevant.

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a
• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra. b – Gælder i de tilfælde, hvor der er underskrevet en modelkontrakt.
• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a

Opbevaringsperiode
Materiale og samtykke slettes 2 år efter endt markedsføring, eller hvis samtykket tilbagetrækkes.

Hvor stammer data fra
Data er internt genereret i samarbejde med den registrerede selv.

Kategorier af personoplysninger
Almindelige personoplysninger som fotos, hold eller klasse, navn, uddannelsesmæssige oplysninger og stillingsbetegnelse/funktion. Følsomme personoplysninger i de tilfælde, hvor det måtte være relevant.

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a
• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b – Gælder i de tilfælde, hvor der er underskrevet en modelkontrakt.
• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a

Opbevaringsperiode
Materiale og samtykke slettes 2 år efter endt markedsføring, eller hvis samtykket tilbagetrækkes.

Hvor stammer data fra
Data er internt genereret i samarbejde med den registrerede selv.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger som e-mail, navn og stillingsbetegnelse/funktion 

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningen art. 6, stk. 1, litra a, jf. markedsføringslovens § 10 

Opbevaringsperiode

Personoplysninger om den registrerede indhentes og behandles som led i uddannelsesinstitutionens varetagelse af sine myndighedsopgaver som offentlig myndighed. Der vil derfor blive behandlet en række personoplysninger om dig, når du kontakter og interagerer med os via vores sider på sociale medier. Det overordnede formål er PR og markedsføring, således uddannelsesinstitutionen er i stand til at indfange og fastholde kommende og nuværende elever og kursister.  Samtidig er formålet at skabe en tættere relation og gøre opmærksom på skolens dagligdag og værdier.  

Dine personoplysninger opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere dig i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e. 

Kategorier af personoplysninger

Retsgrundlag

Opbevaringsperiode

Ikke-optagne elever/kursister: 6 mdr.  efter afslagstidspunkt  

Hvor stammer data fra

Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som CPR-nummer, navn, adresse, e-mail, telefonnummer, uddannelsesønsker, standpunkts- og prøvekarakterer og eksamensgennemsnit, eventuelle værgeoplysninger, skoletilknytning, uddannelsesparathedsvurdering. SPS-behov

Retsgrundlag

Opbevaringsperiode

Hvor stammer data fra

Personoplysningerne stammer fra den registrerede selv.  

Kategorier af personoplysninger

Retsgrundlag

5 år efter forløbets afslutning.  

Hvor stammer data fra

Kategorier af personoplysninger

Almindelige og fortrolige personoplysninger som navn og CPR-nummer.  

Retsgrundlag

Opbevaringsperiode

5 år efter betaling, jf. bogføringsloven. 

Hvor stammer data fra

Personoplysningerne stammer fra det studieadministrative system eller øvrige systemer og webshops, hvor kursisten er oprettet eller tilmelder sig.

Kategorier af personoplysninger

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra
  Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e 
  Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b 

Opbevaringsperiode

Hvor stammer data fra

Alle personoplysninger stammer fra den registrerede selv i forbindelse med afsendelse af ansøgning.  

Kategorier af personoplysninger

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra b 
  Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
  Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra b
  Databeskyttelseslovens § 1

Opbevaringsperiode

5 år efter fratrædelse.

Hvor stammer data fra

Alle personoplysninger stammer fra den registrerede selv i forbindelse med ansøgningsprocessen og ansættelsen.

Dine personoplysninger opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere dig i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e. 

Kategorier af personoplysninger

Retsgrundlag

Opbevaringsperiode

Hvor stammer data fra

Alle personoplysninger stammer fra den registrerede selv i forbindelse med afsendelse af ansøgning.

Kategorier af personoplysninger

Almindelige personoplysninger som kompetencer.

Retsgrundlag

Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
Databeskyttelseslovens § 12, stk. 3

Opbevaringsperiode

Personoplysningerne modtages alene telefonisk og gemmes ikke. 

Hvor stammer data fra

Personoplysningerne stammer fra en tredjepart, som den registrerede selv har henvist til. 

Kategorier af personoplysninger

Retsgrundlag

• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra a
• Databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra a 
• Databeskyttelsesforordningens art. 9, stk. 2, litra f
• Databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 
• Databeskyttelseslovens § 11, stk. 1 
• Databeskyttelseslovens § 12

Opbevaringsperiode

Kategorier af personoplysninger

Retsgrundlag

Opbevaringsperiode

Dine personoplysninger opbevares på en sådan måde, at det ikke er muligt at identificere dig i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt til de formål, hvortil de pågældende personoplysninger behandles, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 5, stk. 1, litra e.